Zo trekt Marije duizenden bezoekers naar haar evenementen: “Je moet kijken hoe je tegen een zo laag mogelijke kostprijs een zo groot mogelijk bereik kunt realiseren”

Als marketing coördinator van Evenementenhal Hardenberg, Gorinchem en Venray staat jouw agenda vol met leuke evenementen. Vraag maar aan Marije van Loenen. Het volgende event in haar agenda: de wintereditie van het LEGO-walhalla Bouwblokjes op 29 en 30 december. Hoe je zo’n event van de grond krijgt, legt ze je hier uit.

Kun je eens wat meer vertellen over Bouwblokjes?

Bouwblokjes is een jaarlijks evenement, en dit jaar organiseren we voor het eerst een zomer- én wintereditie. Al jaren organiseren we dit kinderevenement in augustus, in de vakantieperiode. Dat doen we heel bewust, omdat er dan veel mensen in de omgeving op de campings staan met hun gezin en een dagje uit zoeken.

Wanneer begin je met de voorbereiding van een evenement?

Het liefst begin je ongeveer een jaar van tevoren met de promotie van zo’n evenement, Maar omdat ik ook een boel andere evenementen te organiseren heb, komt het er meestal op neer dat we ongeveer twee á drie maanden van tevoren beginnen.

Wie is je doelgroep voor Bouwblokjes?

Gezinnen met kinderen tussen de drie en twaalf jaar zijn onze belangrijkste doelgroep voor Bouwblokjes. En echte LEGO-fans die op zoek zijn naar dat ene blokje of de nieuwste sets. Die doelgroepen proberen we te bereiken met een goede onlinecampagne, maar we willen ook in de regio goed zichtbaar zijn. Met name in augustus doen we veel promotie bij de campings, met flyers en posters. De campings moedigen dat ook aan, want wij zorgen voor een dagje uit voor hun gasten. We gaan ook altijd alle winkels en cafetaria’s in de regio langs om te vragen of onze poster daar mag hangen en onze flyers daar mogen liggen. Verder mogen we spandoeken ophangen op een aantal locaties rondom ons pand. Elke week krijgen we in Evenementenhal Hardenberg tienduizenden bezoekers over de vloer voor vakbeurzen en consumentenbeurzen. Die zien dus ook de billboards, de spandoeken, de digitale borden. En onder die mensen zijn ook de mama’s en papa’s van de kinderen die graag naar Bouwblokjes zouden komen.

Hoe bepaal je hoeveel mensen er naar je evenement moeten komen om minstens quitte te spelen?

Om dit weekend laagdrempelig aan te bieden, vragen we een lage entreeprijs. Je betaalt vijf euro per online ticket en zes euro aan de deur. Daarnaast halen we inkomsten uit de horeca. Voor de wintereditie van Bouwblokjes hopen we op vierduizend bezoekers. Bij een ander evenement, zoals Pump Up The 90’s, is dat weer totaal anders. De laatste editie is uitverkocht met 9000 bezoekers. Op dit moment passen er gewoon niet meer in onze hal.

Hoe zorg je dat je die bezoekersaantallen haalt?

Voor elk evenement kijk je wat je doelgroep is, welke segmenten daarbij passen en hoe we die het beste bereiken. Een onlinecampagne via Facebook zetten we altijd in. Maar we willen ook graag in de regio zichtbaar zijn. Je hoort van kinderen vaak dat ze de poster met Emmet uit The LEGO Movie gezien hebben. Dan merk je wel dat die posters langs de weg het gewoon goed doen. Flyers en posters verspreiden we in een straal van zo’n 40, 50 kilometer rond Hardenberg. Je rijdt gewoon naar een camping, school of cafetaria en geeft de materialen dan af. Zo simpel is het eigenlijk. Dat is een beetje goodwill ook, en dat hebben we hier wel in de regio. Het is heel erg hands-on-marketing. We zitten twee minuten van de Duitse grens en verspreiden onze flyers ook daar. Omdat het bij Drukwerkdeal.nl vrij voordelig is om dubbelzijdige flyers te drukken, hebben we een Nederlandse zijde en een Duitse zijde laten drukken.

Wat vind je het leukste aan je baan?

Het leukste van mijn werk is dat ik me elke keer in een andere doelgroep kan verdiepen. Bij Pump Up The 90’s heb je te maken met een soort reünie van mensen in de dertig, generatiegenoten. Maar ook steeds meer achtienjarigen die de 90’s weten te waarderen. En voor Bouwblokjes richten we ons op gezinnen. Daar passen natuurlijk een compleet andere taal en visuals bij. Voor Bouwblokjes hebben we heel duidelijk gekozen voor primaire kleuren en herkenbaarste LEGO-poppetje: Emmet. Bij Pump Up The 90’s hebben we voor een echte knalkleur gekozen, roze. Daar draait het om de artiesten en de festivalsfeer.

Heb je nog tips voor anderen die ook een evenement willen organiseren?

Voor elk evenement is het belangrijk dat je je in de doelgroep verdiept. Hoe kom je daarmee in aanraking, welke bladen lezen ze, lezen ze überhaupt de krant, waar wonen ze, op welke manier willen ze aangesproken worden? En je moet natuurlijk kijken hoe je tegen een zo laag mogelijke kostprijs een zo groot mogelijk bereik kunt realiseren.

Er komt een heleboel kijken bij het organiseren van een beurs. En op de dag zelf kan het aardig hectisch worden. Een draaiboek geeft je op dat moment weer overzicht. Bekijk hoe je in 11 stappen een donders mooi draaiboek maakt.